In deze blog zoomen we in op het eerste deel van dit proces: plannen. Ook wel bekend als improviseren 2.0.
Onze vorige blog ging over het belang van het continu doorlopen van het plan-do-check-act-proces. Verzin wat je gaat doen, ga het doen, check vervolgens of het ook zo gegaan is als je had gepland, en zo niet: pas je plan aan. In deze blog zoomen we in op het eerste deel van dit proces: plannen. Ook wel bekend als improviseren 2.0.
Er zijn allerlei manieren van plannen. Mensen plannen vaak op basis van ervaring. Dat is op zich niet fout, want ervaring is belangrijk. Maar het woord ‘ervaring’ staat niet voor niets in het Verwarwoordenboek. Je hebt ervaring in iets als je over kundigheid of kennis beschikt, niet als je een gevoel bij iets hebt. Het woord ‘kennis’ maakt het verschil. Want écht plannen doe je op basis van kennis, van feiten, van ervaringen die je hebt vastgelegd in systemen.
Hoe sterk de planning ook is, we weten inmiddels – ja, uit ervaring – dat er altijd iets in de planning verandert op het moment dat je ’s ochtends op pad gaat. Je krijgt nog even snel een extra pakje toegestopt of je krijgt de melding dat iemand op de route onverwacht toch niet thuis is. En het heeft weinig zin ergens heen te rijden als je weet dat niemand opendoet. Plannen is dus geen statisch iets, het is iets dynamisch en ook die dynamiek moet je als gegeven nemen. Een wijs man vertelde ons ooit: ‘Als je niet plant, ben je aan het aanklooien. Als je wel plant en je moet je planning aanpassen, dan ben je aan het improviseren.’ Een waarheid als een koe. Je kunt alleen improviseren als je een planning hebt waar je vanuit gaat. Anders ben je aan het aanklooien, en daar houden we niet van.
Een tijdje geleden waren we op bezoek bij een groot bedrijf. We noemen uiteraard geen namen, maar geloof ons, je kent het bedrijf. Ze hadden een nieuw, revolutionair plansysteem geïntroduceerd. Het oude plansysteem bestond uit A4-papier dat ’s ochtends om een uur of 2 op volgorde gelegd ging worden. Het nieuwe, revolutionaire systeem heette… Excel! Het enige minpuntje? Alleen de jongen die het had ontworpen wist hoe hij van de 199 tabbladen vol gegevens chocola kon maken.
Als we kijken naar de verschillende fases van plannen, zien we dat bedrijven van oorsprong plannen op papier. Op een gegeven moment stappen ze over naar Excel, maar eigenlijk doen ze niet meer dan de oude werkwijze met papier kopiëren naar het digitale ‘papier’ van Excel. De volgende fase is overstappen van Excel naar een plansysteem. Maar ook daar gaat het vaak fout omdat men vasthoudt aan de bestaande werkwijze: het plansysteem wordt ingericht alsof het nog steeds om die stapel met losse vellen papier gaat. Dat heeft alles met een vorm van volwassenheid te maken. Je moet je werkwijze veranderen. Anders is het alsof je met een vliegtuig boven de snelweg navigeert van Amsterdam via de Ring van Antwerpen naar Calais, en zo via de A1 naar Parijs, om daar tot de conclusie te komen dat een vliegtuig een waardeloos vervoermiddel is.
Stap je over naar een planoplossing, gebruik die dan zoals een planoplossing bedoeld is. In de oude situatie ging je om 2 uur ’s ochtends plannen. Als er ’s ochtends een extra pakketje bijkwam, veroorzaakte dat chaos. Met een goed plansysteem, plan je gewoon even snel opnieuw. Natuurlijk moet je rekening houden met het aantal auto’s en de mensen die je hebt, maar de planning van de route kun je snel aanpassen. Dat is wat je noemt improviseren 2.0.
Over twee weken zoomen we in op de volgende fase: do. Je gaat rijden en pakketjes afleveren, en ondertussen verzamel je data om de volgende keer weer beter te plannen. Nu al meer weten? Neem vrijblijvend contact met ons op via het contactformulier of bel ons op 030 – 7600 018.
