Het is tijd voor de volgende fase in het plan-do-check-act-proces: checken of de zaken zijn gegaan zoals je ze had gepland. Maar let op! Verkeerde conclusies liggen op de loer.
In stap 1 heb je bedacht wat je gaat doen. Je bent gaan plannen, ook wel bekend als improviseren 2.0. In de volgende stap ben je gaan doen: je bent op pad gegaan met een mooi to-do-lijstje in de virtuele hand. Nu is het tijd voor de volgende fase in het plan-do-check-act-proces: checken of de zaken zijn gegaan zoals je ze had gepland. Maar let op! Verkeerde conclusies liggen op de loer.
Vroeger deden we analyses op basis van aannames. We besloten van tevoren wat de KPI’s waren waarover we data wilden verzamelen. Daar zetten we een student met een turflijstje op of gingen we die data op een andere manier verzamelen. Zaken als de gereden route en het tijdstip van afleveren werd netjes op papier bijgehouden en – sinds 1985 – misschien wel overgeklopt in Excel.
Traditioneel gezien doe je analyses op basis van aannames. We besloten van tevoren wat de KPI’s waren waarover we data wilden verzamelen. Daar zetten we een student met een turflijstje op of gingen we die data op een andere manier verzamelen. Vandaag de dag halen we zoveel meer data op, die student met dat lijstje of ander papierwerk is niet meer nodig. Wij geloven dat we daardoor ook anders moeten gaan analyseren: kijk naar je data en trek daaruit conclusies die je van tevoren niet had kunnen verzinnen. Zo blijkt Google de allerbeste voorspeller van epidemieën op basis van wat mensen inkloppen. Dat heeft natuurlijk niemand bedacht toen ze Google ontwikkelden, daar is men bij toeval tegenaan gelopen. Laat dus je data spreken en zet je traditionele oogkleppen af. Natuurlijk zijn er nog steeds standaard KPI’s die handig zijn om te bekijken. Maar kijk vooral ook naar dat wat je nog niet wist, maar wel voordeel op gaat leveren. Het probleem is wel dat je niet weet wat je gaat vinden en ook zomaar heel verkeerde conclusies kan trekken.
Onlangs hebben studenten van de Hogeschool in Rotterdam RoutiGo getest met elektrische auto’s. Een van hun conclusies was dat de geplande aankomsttijden niet klopten. Wij zijn daar natuurlijk direct ingedoken. Wat bleek? Ze hadden bij de planning ingegeven dat ze om half 10 zouden gaan rijden. In werkelijkheid waren ze om half 11 vertrokken. Dan kloppen uiteraard de geplande aankomsttijden niet. Met een aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid durven wij te zeggen dat het verschil om en nabij een uur zal zijn geweest.
Dit voorval toont aan hoe makkelijk het is om verkeerde conclusies te trekken. Als je gaat checken, check je de kwaliteit van je operatie en niet de kwaliteit van het systeem. Dat wordt in de praktijk nogal eens verward. Je hebt het systeem gebruikt als ondersteuning van je operatie, nu is het tijd om naar de rapportages te kijken en daar je conclusies uit te trekken. Betrek daar vooral je bezorgers bij! De getallen lijken je misschien te vertellen dat bezorger x het niet zo goed doet. Uit de rapportages blijkt bijvoorbeeld dat hij een verkeerde volgorde heeft gereden. Ga dan het gesprek aan. Misschien blijkt dat je bezorger wist dat iemand op een bepaald tijdstip niet thuis zou zijn. In plaats van naar een dichte deur rijden, heeft hij daarom de volgorde van zijn route aangepast. Slim.
Kijk dus door de data heen, anders liggen verkeerde conclusies op de loer. Je maakt het systeem ook slimmer door de ervaringen van je koeriers erin mee te nemen. Wij geloven dat hoe verder je van de werkvloer afstaat, hoe minder verstand van zaken je hebt. Als je probeert te snappen wat al die verzamelde data nou echt betekent, doe je dat dus samen met je chauffeurs, die weten het wel. Zolang we nog niet gaan bezorgen met drones tenminste…
Over twee weken zoomen we in op de volgende fase: act. Je hebt verzonnen wat je gaat doen, je bent gaan rijden en hebt pakketjes afgeleverd, en ondertussen heb je data verzameld zodat je nu nog beter kunt gaan plannen voor de volgende keer. Hou je het niet meer en wil je nu al meer weten? Neem vrijblijvend contact met ons op via het contactformulier of bel ons op 030 – 7600 018.
